無論你的想法多有見地,除非你能清晰、明確且富有情感的表達,否則沒有人會在意。
撰文 / 派屈克.亨利.溫斯頓
在表達上,你必須直指重點!否則,無論你的想法多有見地,都不會引起任何人注意。
我曾長期擔任加州聖地牙哥美國海軍研究諮詢委員會(US Naval Research Advisory Committee, NRAC)的成員,經常到訪聖地牙哥。有一天,我和另外兩位成員,德州大學的威廉.威爾頓(William Weldon)以及科羅拉多大學的朵蘿莉絲.艾特(Delores Etter)教授在魚市場餐廳用餐。
機會只有5分鐘! 你能否直指重點 說服他人
我們聊到招聘新教職員工的事情。我問道:「面談時,你們會重視哪些特質?」朵蘿莉絲回答:「對方必需闡明自己的職涯規畫,並且已經為此付諸行動。」比爾立刻表示同意。
我再問:「求職者有多少時間來表達這樣的願景目標?」比爾回答:「不超過5分鐘。」
5分鐘!這意味著你無法像交響樂一樣精心鋪陳,並將重要想法和令人驚嘆的結果保留到最後,你必須開門見山。
這個直指重點的原則不只用於工作面談,同樣適用於任何口語表達。你頂多只有幾分鐘來說服聽眾。如果你沒有立刻陳述自己或組織的願景目標,以及你們為此採取的行動,他們可能會開始發呆,想著午餐要吃什麼,或者回覆訊息。
書寫比說話更需要說服力 4架構 教你精準表達
在書寫方面的影響就更大了:忙碌的讀者最多只會花幾秒鐘瀏覽,以決定是否要繼續閱讀下去。
為了確保聽眾和讀者看到你有願景目標,也知道你已經開始著手實踐,現在你需要一個架構,以協助你起頭和結尾。演講或寫作之時,我都會運用願景目標(Vision)—實行步驟(Steps)—近期進展(News)……成果展示(Contributions)元素,簡稱為VSN-C架構。
一、願景目標:不只是你關心的、而是大家都感興趣的
你的願景目標要結合大家關心的問題,以及解決問題的方法。你自己必需關心這些問題,但這還不夠,要確定觀眾也和你一樣感興趣。
如果你是製造業的大型企業副總裁,希望找出降低成本的新方法,你會留意的演講主題,可能是關於使用低成本且可提高生產力的機器人,以解決成本急速上升的問題。若你在學術界,生性好奇,本就對任何有趣的事物感興趣,但你對於自身領域及其未解之問題,肯定特別關注。因此,如果某位演講者談到尚未解決的問題,並且提供新的觀點,你可能會留意。
二、實行步驟:你有方法,而且已經走在路上
當你提出你的願景目標,也就是指明問題和提供解決方法,你需要說服大家你已有所行動。首先,你可以提出縝密周詳的計畫。接著,說明在計畫中至少有一個步驟取得進展,藉此展現你的智慧與能力。
三、近期進展:說明當前的成果 而非過去的事
你剛剛完成的實行細節就是所謂的近況和最新消息,也是你說明的重點。一開始就清楚說明你做了哪些事情,並且在口頭或書面報告中解釋你是如何取得這些成果。
這樣做的目的是向聽眾保證,你描述的是最新的工作成果,而不是過去的事情。你的演說和文字應該強調當前的重要性、你的熱情,以及未來的期待,聽眾會覺得自己很幸運,可以早於其他人知道最新消息。
四、展示成果:最好的結論不是「謝謝大家」 而是展示成就
因為你想要說服聽眾和讀者,你已對前期的目標付諸行動,應該以一張標題為「成果展示」的投影片作為演講結尾。如果投影片上只寫著「謝謝」,無法幫助你說服任何人。
同樣的,你應該在書面報告中以「成果展示」(或適合的同義詞)為標題作結。總結你或組織對於工程技術、科學研究、商業智慧、軍事戰備、非營利的公益成就或其他工作的成果。
本文由天下雜誌出版社授權編輯 摘錄自《麻省理工全能表達課:人工智慧先驅40年熱門課,掌握基本功,凸顯優勢,預測群眾心理,從激發創意到寫作簡報,縮小溝通落差,享受豐厚回報》